Papier war gestern! Heute läuft die Bewerbung fast nur noch über das Internet. Ausnahmen gibt es bei sehr kleinen Unternehmen oder bei einigen öffentlichen Institutionen, bei denen vereinzelt noch klassische Bewerbungsmappen aus Papier auf dem Postweg verschickt werden.
Die Online-Bewerbung ist nicht nur schneller und kostengünstiger – sie bietet auch mehr Möglichkeiten: Sie können Ihre Unterlagen jederzeit aktualisieren, an mehrere Unternehmen gleichzeitig versenden und Ihre digitale Kompetenz unter Beweis stellen. Worauf es bei der Online-Bewerbung ankommt und wie Sie typische Fehler vermeiden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Welche Formen der Online-Bewerbung gibt es?
Stellenanzeigen geben heute meist klar Auskunft, welche Bewerbungsform gewünscht ist. Folgende Varianten sind die häufigsten:
- E-Mail-Bewerbung mit PDF-Anhang: Die mit Abstand häufigste Form – Sie senden alle Unterlagen als eine PDF-Datei an die angegebene E-Mail-Adresse.
- Online-Bewerbungsformular: Auf der Karriereseite des Unternehmens füllen Sie ein Formular aus und laden Ihre Dokumente hoch.
- Bewerbung über Bewerberportale: Spezialisierte Plattformen oder ATS-Systeme (Applicant Tracking Systems) wie SAP SuccessFactors, Workday oder StepStone.
- Bewerbungshomepage: Eigene Webseite, auf der Sie sich umfassend präsentieren – ideal für kreative Branchen.
- Bewerbung über LinkedIn oder XING: Direkte Kontaktaufnahme oder One-Click-Apply über Karrierenetzwerke.
- Klassische Bewerbungsmappe aus Papier: Heute eher selten, aber in einigen traditionellen Branchen noch verlangt.
Das Bewerbungsformular, die Bewerbungshomepage und der Versand per E-Mail mit PDF werden alle als Online-Bewerbungen definiert. Im Folgenden konzentrieren wir uns vor allem auf die E-Mail-Bewerbung, da dies nach wie vor die gängigste Form ist.
Was beinhaltet die Online-Bewerbung?
Grundsätzlich gilt: Für die Online-Bewerbung sind die gleichen inhaltlichen Standards wie bei allen anderen Bewerbungsformen anzuwenden. Eine vollständige Online-Bewerbung umfasst:
- Bewerbungsanschreiben (eine DIN-A4-Seite)
- Tabellarischer Lebenslauf (eine bis zwei Seiten)
- Optional: Deckblatt mit Bewerbungsfoto
- Optional: Dritte Seite / Motivationsschreiben
- Zeugnisse und Nachweise (Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Zertifikate)
- Ggf. Arbeitsproben oder Referenzschreiben
Wie Sie das Anschreiben und den Lebenslauf erfolgreich gestalten, finden Sie in unseren ausführlichen Beiträgen zu diesen Themen.
Eine wichtige Erkenntnis: Die Bewerbung ist bereits Ihre erste Arbeitsprobe. Wer hier nachlässig arbeitet, signalisiert dem Personaler bereits, dass auch im späteren Arbeitsalltag mit ähnlicher Sorgfalt gerechnet werden muss.
Die PDF-Datei richtig erstellen
Eine professionelle PDF-Datei ist das Herzstück Ihrer Online-Bewerbung. Hier können Sie viel richtig – aber auch viel falsch machen.
Zeugnisse einscannen
Die Zeugnisse müssen eingescannt werden. Achten Sie hier unbedingt auf eine gute Qualität des Scans:
- Auflösung: Mindestens 300 dpi für lesbare Ergebnisse
- Farbe: Lieber im Original-Farbton scannen, nicht in Schwarz-Weiß
- Gerade ausrichten: Schiefe Scans wirken unprofessionell
- Keine Schatten oder Knicke: Verwenden Sie einen Flachbettscanner statt der Handykamera
- Vollständig sichtbar: Stempel, Unterschriften und Briefköpfe müssen klar erkennbar bleiben
Falls Sie nicht über die nötige Technik oder Erfahrung verfügen, nutzen Sie einen professionellen Service in einem Copy-Shop – die Investition lohnt sich.
Dateien zusammenführen
Fügen Sie anschließend die PDF-Dateien von Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen zu einer einzigen PDF-Datei zusammen. Bewährte Tools dafür sind:
- Adobe Acrobat (kostenpflichtig, professionell)
- Smallpdf, ilovepdf, PDF24 (kostenlose Online-Tools)
- Vorinstallierte Tools bei Mac (Vorschau-App) und Windows
- LibreOffice oder Microsoft Word mit PDF-Export
Wichtige Anforderungen an die PDF-Datei
- Dateigröße: Möglichst klein halten – ideal sind 1 bis 3 MB, maximal 5 MB. Größere Dateien können in Spam-Filtern hängenbleiben oder vom E-Mail-Server abgelehnt werden.
- Sinnvolle Reihenfolge der Dokumente:
- Anschreiben
- Deckblatt (optional)
- Lebenslauf
- Dritte Seite (optional)
- Aktuellstes Zeugnis
- Weitere Zeugnisse antichronologisch
- Zertifikate und Weiterbildungsnachweise
- Aussagekräftiger Dateiname: Nutzen Sie das Wort „Bewerbung“ mit Ihrem Namen, zum Beispiel: Bewerbung_Klaus_Schulz.pdf
- Lesezeichen einfügen (optional): Bei größeren PDFs erleichtern Lesezeichen die Navigation für Personaler.
- Schriften einbetten: Damit die PDF auf jedem System gleich aussieht.
Tipp: Bei sehr vielen Zeugnissen sollten Sie nur die wichtigsten und relevantesten beifügen – nicht die kompletten Schulzeugnisse aus 12 Jahren. Mehr dazu im Beitrag Bewerbungsunterlagen.
Die E-Mail zur Online-Bewerbung gestalten
Auch die E-Mail selbst ist Teil Ihrer Bewerbung. Hier zählt jedes Detail – von der Adresse über den Betreff bis zum eigentlichen Text.
Die richtige E-Mail-Adresse
Zuallererst sollten Sie überlegen, ob Ihre E-Mail-Adresse für eine Bewerbung geeignet ist. Eine Adresse wie „copycat@xxx.de“, „partymaus_92@xxx.de“ oder „loverboy@xxx.de“ lässt erste Rückschlüsse auf Ihre Person zu, die nicht unbedingt positiv sind.
Besser ist die Verwendung von Vor- und Nachnamen, zum Beispiel:
- klaus.schulz@xxx.de
- k.schulz@xxx.de
- klausschulz@xxx.de
Der Provider Ihrer E-Mail-Adresse kann ruhig einer der gängigen kostenfreien Anbieter sein – ob GMX, Gmail, Web.de oder T-Online spielt keine Rolle. Sie müssen also nicht extra eine kostenpflichtige Adresse einrichten.
Der Betreff der E-Mail
Der Betreff richtet sich nach der Stellenanzeige. Bei größeren Unternehmen werden Stellenangebote oft mit Referenznummern versehen, um Bewerbungen den einzelnen Positionen zuordnen zu können.
Beispiele für gute Betreffzeilen:
- „Bewerbung als Elektroingenieur, Kennziffer 12345“
- „Bewerbung als Marketingmanager – Stellenanzeige vom 15.01.2024“
- „Bewerbung um die ausgeschriebene Stelle als IT-Berater“
- „Initiativbewerbung im Bereich Vertrieb – Region Süd“
Vermeiden Sie nichtssagende Betreffzeilen wie „Bewerbung“ oder „Job-Anfrage“ – auch wenn ein Personaler täglich viele E-Mails erhält, soll Ihre Mail klar zuordenbar sein.
Der Text der E-Mail
Formulieren Sie in der E-Mail einen allgemeinen, aber höflichen Begleittext mit persönlicher Anrede und Verabschiedung. Das ausführliche Anschreiben gehört in das angehängte PDF, nicht in die E-Mail.
Eine bewährte Textformel könnte lauten:
„Sehr geehrte Frau Müller,
anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Position als Elektroingenieur (Kennziffer 12345).
Über die Möglichkeit zu einem persönlichen Kennenlernen freue ich mich.
Mit freundlichen Grüßen
Klaus Schulz“
Eine etwas ausführlichere Variante:
„Sehr geehrte Frau Müller,
mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenanzeige für die Position des Elektroingenieurs gelesen. Im Anhang finden Sie meine vollständigen Bewerbungsunterlagen.
Gerne überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch davon, dass ich die richtige Verstärkung für Ihr Team bin.
Mit freundlichen Grüßen
Klaus Schulz“
Achten Sie unbedingt auf:
- Korrekte Anrede: Recherchieren Sie den Ansprechpartner. Falls keiner genannt ist: „Sehr geehrte Damen und Herren“.
- Vollständige Signatur: Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail, optional Adresse.
- Rechtschreibung und Grammatik: Lassen Sie Ihre E-Mail Korrektur lesen.
- Anlagenhinweis: Erwähnen Sie im Text, dass die Unterlagen im Anhang sind.
Bewerbung über Bewerberportale und ATS-Systeme
Immer mehr Unternehmen nutzen Applicant Tracking Systems (ATS) – also automatisierte Bewerbermanagement-Systeme. Bekannte Anbieter sind SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Greenhouse oder Taleo. Diese Systeme filtern Bewerbungen oft automatisch nach Schlüsselbegriffen aus der Stellenanzeige.
Wichtige Tipps für ATS-optimierte Bewerbungen
- Keywords aus der Stellenanzeige übernehmen: Verwenden Sie die genauen Begriffe der Stellenausschreibung in Ihrem Anschreiben und Lebenslauf.
- Standardformatierung verwenden: Verzichten Sie in Bewerbungen für ATS-Systeme auf ausgefallene Schriften, Tabellen oder Grafiken – sie können vom System nicht gelesen werden.
- Klare Überschriften: „Berufserfahrung“, „Ausbildung“, „Kenntnisse“ – das System erkennt diese Standard-Begriffe.
- Reine Text-PDFs bevorzugen: Eingescannte PDFs werden von ATS oft nicht korrekt erfasst.
- Felder vollständig ausfüllen: Auch wenn Sie alle Infos im Lebenslauf haben – die ATS-Felder erwarten manchmal Daten doppelt.
Bei direkten Bewerbungsformularen auf der Karriereseite eines Unternehmens gilt meist Ähnliches: Befolgen Sie die Anweisungen genau, laden Sie Ihre Unterlagen im verlangten Format hoch, und achten Sie auf maximal zulässige Dateigrößen.
Häufige Fehler bei Online-Bewerbungen vermeiden
Auch bei der Online-Bewerbung können Sie viel falsch machen. Achten Sie besonders auf folgende Stolperfallen:
- Word-Dokumente versenden: Immer als PDF speichern, niemals als .docx. Das Layout könnte beim Empfänger anders aussehen.
- Zu große Dateien: Anhänge über 5 MB werden oft blockiert oder landen im Spam.
- Mehrere einzelne Dateien: Fassen Sie alles in einer PDF zusammen – nicht 5 verschiedene Anhänge versenden.
- Unprofessionelle E-Mail-Adresse: Spitznamen, Hobbys oder kindische Adressen wirken sofort negativ.
- Falsche oder fehlende Anrede: „Hallo!“ oder gar keine Anrede sind absolute No-Gos.
- Komplettes Anschreiben in der E-Mail: Die E-Mail dient nur als Begleittext – das eigentliche Anschreiben gehört ins PDF.
- Rechtschreibfehler: Werden in der E-Mail oft besonders kritisch beurteilt.
- Massenmails an mehrere Unternehmen: Im „An“-Feld dürfen niemals mehrere Empfänger stehen – das wirkt extrem unprofessionell.
- Vergessener Anhang: Klassiker, der trotzdem viel zu oft passiert. Vor dem Versenden immer prüfen!
- Versand zu unpassenden Zeiten: Bewerbungen idealerweise montags bis donnerstags vormittags versenden – nicht freitagabends oder am Wochenende.
- Veralteter oder kopierter Text: Der Text muss zur konkreten Stelle und Firma passen.
- Lesebestätigung anfordern: Wirkt aufdringlich und kontrollierend.
- Mehrfache Nachfragen kurz nach Versand: Geben Sie Personalern mindestens 1–2 Wochen Zeit zur Reaktion.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Online-Bewerbung
Ja – auch bei einer Online-Bewerbung in Deutschland gehört ein professionelles Bewerbungsfoto zum guten Standard, auch wenn es seit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht mehr verpflichtend ist. Personalverantwortliche erwarten in den meisten deutschen Branchen weiterhin ein Foto. Bei der Online-Bewerbung wird das Foto in das PDF eingebunden – entweder oben rechts auf dem Lebenslauf oder zentral auf einem Deckblatt platziert. Achten Sie auf professionelle Qualität: gute Auflösung (mindestens 300 dpi), neutraler Hintergrund, professionelles Outfit, freundliches Lächeln. Selfies oder Urlaubsfotos sind absolute Tabus. Eine Ausnahme bilden Bewerbungen ins Ausland – in den USA, Großbritannien, Niederlanden oder Schweden ist ein Foto unüblich oder sogar kontraproduktiv. Auch bei einigen modernen, antidiskriminierungsorientierten Unternehmen oder bei anonymen Bewerbungsverfahren wird auf das Foto verzichtet.
In den allermeisten Fällen ist eine Verschlüsselung oder ein Passwortschutz nicht nötig – im Gegenteil, sie kann sogar kontraproduktiv sein. Personalverantwortliche möchten Ihre Unterlagen schnell und unkompliziert sichten können. Eine passwortgeschützte PDF erfordert zusätzlichen Aufwand, weil das Passwort separat kommuniziert werden muss – und kann im schlimmsten Fall im Spam-Filter hängenbleiben. Eine Verschlüsselung ist nur in seltenen Fällen sinnvoll: zum Beispiel, wenn Sie sich aus einem ungekündigten Arbeitsverhältnis bewerben und besondere Vertraulichkeit wünschen. Hier können Sie auch einen Sperrvermerk in der Bewerbung einsetzen, der den potenziellen Arbeitgeber bittet, den aktuellen Arbeitgeber nicht zu kontaktieren. Was Sie aber unbedingt prüfen sollten: Senden Sie Ihre Bewerbung nur an offizielle, geprüfte E-Mail-Adressen – nicht an dubiose oder verdächtige Empfänger. Achten Sie zudem auf eine seriöse, sichere Internetverbindung beim Versand (kein offenes WLAN in Cafés). Bei Bewerbungen über Bewerberportale ist die Datenübertragung in der Regel automatisch SSL-verschlüsselt.
Die Reaktionszeiten bei Online-Bewerbungen variieren stark – als Faustregel gilt: Sie sollten mindestens zwei bis vier Wochen auf eine erste Reaktion warten, bevor Sie nachfragen. In großen Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen können Antwortzeiten von 4 bis 8 Wochen normal sein. Eine sofortige Eingangsbestätigung erhalten Sie heute in der Regel automatisiert – wenn nicht, prüfen Sie nach einer Woche per höflicher E-Mail nach, ob Ihre Bewerbung angekommen ist. Bei einer inhaltlichen Reaktion (Einladung oder Absage) sollten Sie etwa nach 2 bis 3 Wochen freundlich nachfragen, falls noch nichts gekommen ist. Vermeiden Sie ungeduldiges Mehrfach-Nachfragen oder gar tägliche Anrufe – das wirkt aufdringlich. Eine bewährte Formulierung: „Sehr geehrte Frau Müller, ich beziehe mich auf meine Bewerbung vom [Datum] und möchte freundlich nachfragen, ob ich mit einer Rückmeldung in den kommenden Wochen rechnen kann. Über eine kurze Information würde ich mich freuen.“ Wenn auch nach 8–10 Wochen keine Antwort kommt und auch Ihre Nachfrage unbeantwortet bleibt, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. Mehr Tipps im Beitrag Mit Absagen richtig umgehen.
ulmato.de wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Online-Bewerbung!
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