Empfehlungsschreiben & Referenzschreiben: Aufbau, Inhalt und Tipps für eine überzeugende Referenz

Nicht jeder Arbeitssuchende verfügt über klassische Arbeitszeugnisse, die seinen Werdegang, seine Qualifikationen und seine Arbeitsleistung umfassend widerspiegeln. Insbesondere die wachsende Zahl der Freiberuflerinnen und Freiberufler – ob als Unternehmensberater, Journalistin, IT-Consultant oder Designer – hat keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.

Freiberufler arbeiten oft für Dutzende unterschiedlicher Auftraggeber. Besteht jedoch der Wunsch oder die Notwendigkeit, in ein Angestelltenverhältnis zu wechseln, stellt sich die Frage: Womit lässt sich die bisherige berufliche Tätigkeit belegen? Wie kann ein potenzieller Arbeitgeber einen Bewerber beurteilen, wenn keine Referenz vorliegt? In diesen Fällen hilft ein Empfehlungsschreiben – auch Referenzschreiben genannt – von Auftraggebern, Kunden, Vorgesetzten oder Kollegen.

Auch in akademischen Kontexten, bei Bewerbungen um Stipendien oder bei einem Auslandsaufenthalt sind Empfehlungsschreiben heute fester Bestandteil der Bewerbungsunterlagen.

Wer kann ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

Grundsätzlich kann jede Person ein Empfehlungsschreiben verfassen, die den Bewerber beruflich kennt und seine Leistungen fundiert beurteilen kann. Im Idealfall handelt es sich beim Aussteller jedoch um eine namhafte oder fachlich anerkannte Person bzw. Organisation. Dadurch wirkt das Empfehlungsschreiben nicht nur glaubwürdiger, sondern das Image des Beurteilers fließt auch positiv in die Bewerbung ein.

Geeignete Aussteller eines Referenzschreibens sind beispielsweise:

• ehemalige Vorgesetzte oder direkte Teamleiter
• langjährige Auftraggeber und Kunden bei Freiberuflern
• Geschäftsführer kleinerer Unternehmen
• Professoren oder Dozenten (besonders bei Absolventen) – auch ein Hochschulprofessor kann seinem Studenten ein Beurteilungsschreiben ausstellen
• Projektleiter aus Kooperationsprojekten
• Vorstände von Vereinen bei ehrenamtlicher Tätigkeit

Wichtig: Die Beziehung zwischen Aussteller und Bewerber sollte beruflich begründet sein. Empfehlungsschreiben von Familienmitgliedern oder engen Freunden werden von Personalverantwortlichen in der Regel nicht ernst genommen und können dem Bewerber sogar schaden.

Was ist bei einem Empfehlungsschreiben zu beachten?

Da niemand zur Ausstellung eines Empfehlungsschreibens verpflichtet ist, gibt es – anders als beim Arbeitszeugnis – kaum versteckte Codes oder eine Eingliederung in ein Notensystem. Ein Referenzschreiben fällt deshalb in der Regel durchweg positiv aus; andernfalls würde es nicht ausgestellt.

Vom Umfang her muss die Beurteilung nicht seitenfüllend sein. Eine halbe bis eine ganze Seite reicht in den meisten Fällen aus. Wichtig sind wohlüberlegte, konkrete Aussagen darüber, welche Tätigkeit, Funktion oder Arbeitsleistung der Beurteilte erbracht hat – idealerweise mit messbaren Erfolgen oder Projektbeispielen.

Aufbau und Inhalt eines Empfehlungsschreibens

Ein professionelles Empfehlungsschreiben folgt einer klaren Struktur. Damit es als seriöse Referenz wahrgenommen wird, sollten folgende Elemente enthalten sein:

• Briefkopf des Ausstellers – idealerweise auf offiziellem Geschäftspapier mit Logo
• Ort und Datum der Ausstellung
• Überschrift wie „Empfehlungsschreiben“ oder „Referenz für [Name]“
• Vorstellung des Ausstellers: Position, Unternehmen, Beziehung zum Bewerber
• Beschreibung der Zusammenarbeit: Zeitraum, Projekte, Aufgabenbereich
• Beurteilung der fachlichen und persönlichen Kompetenzen mit konkreten Beispielen
• Klare Empfehlung für eine zukünftige Tätigkeit
• Angebot zur telefonischen Rückfrage mit Kontaktdaten
• Eigenhändige Unterschrift mit Name und Position

Das Schreiben sollte auf Deutsch verfasst sein – außer es richtet sich an internationale Arbeitgeber. Bei englischsprachigen Empfehlungen ist der Begriff „Letter of Recommendation“ üblich.

Die telefonische Rückversicherung zur Referenz

Viele Arbeitgeber möchten sich ein möglichst umfassendes Bild des potenziellen Arbeitnehmers machen und suchen direkt den telefonischen Kontakt zum Referenzgeber. Wer ein Referenzschreiben ausstellt, sollte deshalb vom Beurteilten vorab gefragt werden, ob er telefonisch für potenzielle Arbeitgeber zur Verfügung steht.

Informieren Sie den Referenzgeber umgehend, sobald Sie seine Telefonnummer und seinen Namen zur persönlichen Kontaktaufnahme an einen Arbeitgeber weitergegeben haben. So ist dieser auf einen Anruf vorbereitet und fühlt sich nicht überrumpelt. Ein unvorbereiteter, überraschter Referenzgeber kann den Eindruck beim Arbeitgeber empfindlich stören – im schlimmsten Fall mit Folgen für den gesamten Bewerbungsprozess.

Praxistipp: Schicken Sie Ihrem Referenzgeber kurz vor einer wichtigen Bewerbung eine kompakte Übersicht zur ausgeschriebenen Stelle. So kann er gezielt jene Kompetenzen hervorheben, die für die neue Position besonders relevant sind.

Empfehlungsschreiben versus Arbeitszeugnis

Ein Referenzschreiben kann gegenüber einem klassischen Arbeitszeugnis viele Vorteile haben. Es ist persönlicher verfasst, unterliegt keiner formalen Normierung und ist keine Pflichtauskunft. Das Arbeitszeugnis hingegen ist gesetzlich vorgeschrieben: Nach § 109 GewO sind Arbeitgeber zur Ausstellung eines Zeugnisses nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verpflichtet.

Beurteilungsschreiben sind in vielen Fällen aussagekräftiger und individueller, weshalb die Existenz eines Referenzschreibens an sich schon eine positive Aussage ist – schließlich stellt es niemand aus, wenn er nicht überzeugt vom Bewerber ist.

Durch die wachsende Zahl an Freiberuflern und Projektarbeitenden hat das Beurteilungsschreiben in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Auch hier gilt jedoch: Es kommt nicht auf die Masse an, sondern auf die Klasse. Zwei bis drei aussagekräftige Empfehlungen renommierter Aussteller wiegen schwerer als zehn beliebige Schreiben.

Häufige Fehler bei Empfehlungsschreiben

Damit das Empfehlungsschreiben seine Wirkung nicht verfehlt, sollten folgende typische Fehler vermieden werden:

• allgemeine Floskeln ohne konkrete Beispiele oder Projektbezug
• übertriebene Lobeshymnen, die unglaubwürdig wirken
• fehlerhafte Angaben zu Zeiträumen oder Positionen
• kein offizielles Geschäftspapier bei beruflichen Referenzen
• fehlende Kontaktdaten des Ausstellers
• Empfehlungen von Familienmitgliedern oder engen Freunden
• Rechtschreib- und Grammatikfehler im Text
• veraltete Schreiben, die älter als drei bis fünf Jahre sind
• Empfehlung ohne Bezug zur angestrebten neuen Tätigkeit
• fehlende eigenhändige Unterschrift

Rechtliche Aspekte und Wahrheitspflicht

Auch wenn das Empfehlungsschreiben keiner gesetzlichen Form unterliegt, gelten die Grundsätze der Wahrheit und der Wohlwollens-Pflicht analog zum Arbeitszeugnis. Der Aussteller haftet zivilrechtlich, wenn er bewusst falsche Aussagen trifft und ein neuer Arbeitgeber dadurch einen Schaden erleidet – etwa durch die Einstellung einer nachweislich ungeeigneten Person.

Zudem ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten: Personenbezogene Daten dürfen nur mit Einwilligung des Bewerbers an Dritte weitergegeben werden. Das gilt auch für die Kontaktdaten des Referenzgebers, die im Bewerbungsprozess weitergereicht werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange ist ein Empfehlungsschreiben gültig?

Ein Empfehlungsschreiben hat kein offizielles Verfallsdatum. In der Praxis sollten Referenzen jedoch nicht älter als drei bis fünf Jahre sein, da sich Branchen, Anforderungen und Kompetenzprofile ändern. Bei jüngeren Berufseinsteigern ist die Aktualität besonders wichtig.

Darf ich ein Empfehlungsschreiben selbst vorformulieren?

Ja, das ist in der Praxis sogar üblich – besonders, wenn der Aussteller wenig Zeit hat. Wichtig ist, dass der Inhalt der Wahrheit entspricht und der Aussteller den Text final prüft, gegebenenfalls anpasst und mit seiner Unterschrift versieht. Nur dann ist das Schreiben rechtlich und inhaltlich gedeckt.

Sollte ich das Empfehlungsschreiben der Bewerbung beilegen oder nur auf Anfrage senden?

Beides ist möglich. Bei initiativen Bewerbungen oder im akademischen Bereich (Stipendien, Auslandsstudium) sollten Empfehlungsschreiben direkt beigelegt werden. Bei klassischen Stellenbewerbungen reicht oft ein Hinweis im Anschreiben, dass Referenzen auf Wunsch nachgereicht werden – das wirkt selbstbewusst und schont den Umfang der Unterlagen.

Quellen:
– Gewerbeordnung (GewO), § 109 – Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
– Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): Informationen zu Arbeitszeugnissen
– Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK): Leitfaden für Bewerbungsunterlagen
– Bundesagentur für Arbeit: Bewerbungshilfen und Ratgeber
– Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung)

Weiterführende Informationen: