Du bist gut sortiert und organisiert? „Ordnung ist das halbe Leben“ könnte ebenso dein Lebensmotto sein? Dann ist dieses Berufsbild vielleicht genau das Passende für dich.
Der Beruf Verwaltungsfachangestellte/r wurde erstmals im Jahr 1979 offiziell anerkannt. Vorher war die Ausbildung in den Verwaltungen von Bund, Land, Kommunen, Gemeinden, Kirchen, Handwerksorganisationen sowie Industrie- und Handelskammern sehr spezifisch auf den Einsatzbereich ausgerichtet.
Heute erfolgt zwar noch immer eine unterschiedliche Ausbildung im jeweiligen Fachbereich, aber mit einer Neuordnung in die Bereiche Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, Handwerksorganisationen und IHKs ist eine gemeinsame Grundausbildung möglich.
Verwaltungsfachangestellte sind im Büro tätig und erledigen Verwaltungsaufgaben. In der Fachrichtung Kommunalverwaltung arbeiten sie bei Gemeinde- und Kreisverwaltungen, Bauamt, Ordnungsamt, Kulturamt, Gesundheitsamt oder Stadtverwaltung. Im Bereich der Bundesverwaltung sind Verwaltungsfachangestellte bei Finanzämtern oder der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt. Für die Landesverwaltung arbeiten sie in der Oberfinanzdirektion, dem Landwirtschaftsamt, der Ausländerbehörde oder in Beschaffungsstellen. Die deutschen Kirchen, egal ob katholisch oder evangelisch, haben einen großen Verwaltungsaufwand, weshalb die Kirchenverwaltung den vierten Bereich für Verwaltungsfachangestellte bildet. Schließlich noch die Handwerksorganisationen und die IHK als letzte Fachrichtung mit ähnlichem Aufgabenfeld.
Verwaltungsfachangestellte sind aber nicht nur für die Verwaltung bzw. die Organisation in den Einrichtungen zuständig, sie sind Fachkräfte für Fragen zu geltendem Recht. Sie sind mit Personalfragen beauftragt, erledigen alles rund um Haushalt- und Rechnungswesen und stehen im Publikumsverkehr ebenso dem Bürger direkt als Dienstleister zur Verfügung.
Gehalt als Verwaltungsfachangestellte/r
Das Gehalt für Verwaltungsfachangestellte ist bei den Bediensteten im öffentlichen Dienst in die Tarifverträge von Bund, Land und Kommune (TVöD bzw. TV-L) gegliedert. Kirchliche Arbeitgeber haben mit der AVR eigene tarifliche Vereinbarungen. Einkommen in der privaten Wirtschaft richten sich in der Regel an bestehenden Tarifverträgen aus, können aber doch sehr variieren.
Der Verdienst für Verwaltungsfachangestellte richtet sich zudem nach der Qualifikation, dem Lebensalter sowie dem Verantwortungsbereich der Angestellten. Nach abgeschlossener Ausbildung erfolgt die Eingruppierung üblicherweise in die Entgeltgruppe E5 oder E6, mit zunehmender Berufserfahrung ist ein Aufstieg bis zur Entgeltgruppe E9a möglich.
Das monatliche Median-Bruttogehalt liegt nach aktuellen Daten der Bundesagentur für Arbeit bei rund 3.873 Euro. Ein Viertel der Beschäftigten verdient weniger als 3.441 Euro, das obere Viertel mehr als 4.616 Euro. Berufseinsteiger starten in der TVöD-Entgeltgruppe E6 Stufe 1 nach der Tariferhöhung zum 1. Mai 2026 bei rund 3.300 Euro brutto, in den oberen Stufen der E9a sind bis zu rund 4.700 Euro brutto monatlich möglich.
Hinzu kommen im öffentlichen Dienst eine betriebliche Altersvorsorge über die VBL sowie eine Jahressonderzahlung von rund 85 % eines Monatsgehalts (Tarifgebiet West). Die Anpassung beim Verdienst erfolgt nach klar definierten Entgeltstufen, die sich nach der Dauer des Arbeitsverhältnisses richten.
Quellen: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA / TVöD-Bund), Stand Mai 2026; Tarifvertrag der Länder (TV-L), Tarifeinigung vom 14. Februar 2026; Entgeltatlas und Beschäftigtenstatistik der Bundesagentur für Arbeit, Stand 2025.
Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r
Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter ist nach dem Berufsbildungsgesetz anerkannt und hat eine Dauer von 3 Jahren. Die Berufsausbildung in den ersten 2 Ausbildungsjahren ist für alle Lehrlinge gleich, die fachspezifische Ausbildung innerhalb der 5 Fachrichtungen erfolgt erst im dritten Ausbildungsjahr.
Rechtlich ist für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten kein Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis werden jedoch überwiegend Bewerber mit einem mittleren Bildungsabschluss eingestellt.
Bei der Ausbildung handelt es sich um eine duale Berufsausbildung im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule. In der Regel findet der Berufsschulunterricht für Verwaltungsfachangestellte im Blockunterricht von einigen Wochen statt. Ergänzend wird der Stoff im sogenannten dienstbegleitenden Unterricht an Studieninstituten oder Verwaltungsschulen vertieft. Die erfahrenen Mitarbeiter im Ausbildungsbetrieb sorgen für eine effektive Ausbildung in der Praxis, wobei ein Ausbilder zur Seite steht.
Die Ausbildungsvergütung im öffentlichen Dienst (TVAöD-BBiG) bei Bund und Kommunen liegt seit der Tariferhöhung zum 1. Mai 2026 bei:
Bei einer Ausbildung im Bereich der Landesverwaltung gelten die Sätze des TVA-L BBiG, die nach dem Tarifabschluss vom 14. Februar 2026 ab April 2026 bei 1.297 Euro (1. Jahr), 1.351 Euro (2. Jahr) und 1.401 Euro (3. Jahr) liegen. Auszubildende erhalten zusätzlich eine Jahressonderzahlung sowie nach erfolgreich bestandener Abschlussprüfung eine Abschlussprämie von 400 Euro – ab Januar 2027 sogar 500 Euro bei einem Abschluss mit „gut“ oder „sehr gut“.
Quellen: TVAöD-BBiG (VKA/Bund), Stand Mai 2026; TVA-L BBiG, Tarifeinigung TdL vom 14. Februar 2026.
Der Abschluss der Ausbildung erfolgt nach erfolgreicher Zwischenprüfung im zweiten Ausbildungsjahr und der erfolgreichen schriftlichen sowie praktischen Abschlussprüfung zum Ende der Berufsausbildung. Wer nach der Ausbildung weiterkommen möchte, kann etwa den Verwaltungsfachwirt als Aufstiegsfortbildung anschließen.
Aufgaben und Voraussetzungen als Verwaltungsfachkraft
Wer sich für die Ausbildung in der Verwaltung entscheidet, sollte einen guten Sinn für ordentliche und sorgfältige Arbeit aufweisen. Penibel müssen Vorschriften beachtet und rechtssichere Entscheidungen getroffen werden. Wichtig sind außerdem ein freundliches Auftreten im Bürgerkontakt, gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Die Tätigkeit wird überwiegend im Büro ausgeübt und in der Regel handelt es sich um einen Bildschirmarbeitsplatz. Digital und schriftlich werden Daten und Dokumente gesammelt und verwaltet. Wer Interesse an Büroarbeiten oder Verwaltungsfragen hat, der ist hier genau richtig – auch sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware und Fachverfahren werden zunehmend vorausgesetzt.
In der Regel findet der Azubi einen Einstieg bei der jeweiligen Behörde und hat die Möglichkeit, sich später intern auch auf andere Fachbereiche zu bewerben, welche unterschiedliche Aufgaben vorsehen. Es muss also nicht langweilig werden. Vorteilhaft sind grundlegende Kenntnisse aus Fächern wie Deutsch, Mathematik sowie Sozialkunde bzw. Politik.
Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte/r
Die Bewerbung wird zumeist in schriftlicher Form mit Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf und Zeugniskopien an die zuständige Behörde oder Organisation geschickt. Mittlerweile bieten viele Arbeitgeber zusätzlich oder ausschließlich eine Online-Bewerbung über das Internet an. Die Bewerbung mit einem Postbrief erfolgt nur noch selten.
Inhaltlich sollten die Beweggründe für die Bewerbung klar, schlüssig und für den Arbeitgeber nachvollziehbar sein. Im Bewerbungsschreiben wird Bezug zu Motivation und Qualifikation genommen. Sich selbst die Frage zu stellen, „Warum sollte der Arbeitgeber gerade mich einstellen?“, kann bei der Auswahl der richtigen Argumente helfen.
Der Lebenslauf in tabellarischer Form stellt die einzelnen Stationen des bisherigen Lebens in den Vordergrund. Neben der Schule und ersten beruflichen Erfahrungen stehen Hobbies und Zusatzqualifikationen im Vordergrund. Der Arbeitgeber möchte sich ein Bild der Person machen. Dazu geben Azubis bei den persönlichen Daten bitte ihre Eltern mit den jeweiligen Berufen an. Ein gut aufgebautes Deckblatt rundet die Bewerbungsmappe ab.
Vor allem im öffentlichen Dienst sind häufig zusätzliche Eignungs- oder Einstellungstests Bestandteil des Auswahlverfahrens. Eine gezielte Vorbereitung mit einem Einstellungstest-Training verschafft hier einen klaren Vorteil.
Trends und zukünftige Entwicklungen in der Verwaltung
Für Verwaltungsfachangestellte gibt es verschiedene Trends und Entwicklungen, die die Zukunft des Berufsfelds prägen können. Aufgrund des demografischen Wandels und der hohen Zahl ausscheidender Beschäftigter gilt der Beruf als sehr zukunftssicher – Fachkräftemangel ist in vielen Verwaltungen bereits heute spürbar.
Digitalisierung in der Verwaltung: Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst auch den Verwaltungsbereich. Die Einführung von E-Government-Lösungen, elektronischen Akten und digitalen Workflows im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) verändert die Arbeit von Verwaltungsfachangestellten grundlegend.
Automatisierung von Routineaufgaben: Routinetätigkeiten in der Verwaltung können durch Automatisierungstechnologien optimiert werden. Das beinhaltet beispielsweise automatisierte Datenverarbeitung, um Zeit für komplexere Aufgaben freizusetzen.
Einführung von KI in Verwaltungsprozessen: Künstliche Intelligenz (KI) könnte dazu verwendet werden, Routineentscheidungen vorzubereiten oder bei der Verarbeitung großer Datenmengen zu unterstützen – etwa beim Auslesen von Anträgen oder der Vorprüfung von Unterlagen.
Flexibles Arbeiten und Homeoffice: Die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens, einschließlich Homeoffice, wird auch in der Verwaltung immer präsenter. Dieser Trend wurde durch die Erfahrungen während der COVID-19-Pandemie beschleunigt und ist seit 2026 durch neue TVöD-Arbeitszeitkorridore zusätzlich flexibilisiert worden.
Kundenorientierung in der Verwaltung: Eine verstärkte Kundenorientierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Trend. Bürger und Unternehmen erwarten effiziente und nutzerfreundliche Dienstleistungen.
Weiterbildung und lebenslanges Lernen: Aufgrund der sich ständig ändernden Anforderungen im Verwaltungsbereich wird lebenslanges Lernen immer wichtiger. Die Fähigkeit zur stetigen Weiterbildung und Anpassung an neue Technologien und Prozesse ist entscheidend.
Nachhaltigkeit und Umweltaspekte: Auch in der öffentlichen Verwaltung gewinnt das Thema Nachhaltigkeit an Bedeutung. Verwaltungsfachangestellte könnten mit der Umsetzung von umweltfreundlichen Praktiken und nachhaltigen Maßnahmen betraut werden.
Interkulturelle Kompetenz: Aufgrund der Globalisierung und zunehmender kultureller Vielfalt in Gesellschaften wird interkulturelle Kompetenz immer wichtiger, insbesondere in Verwaltungsstellen, die mit internationalen Themen oder Bürgern arbeiten.
Datenschutz und IT-Sicherheit: Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Bedeutung von Datenschutz und IT-Sicherheit. Verwaltungsfachangestellte müssen sich dieser Aspekte bewusst sein und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Insgesamt lässt sich sagen, dass die berufliche Perspektive in diesem Beruf positiv ist – nicht zuletzt aufgrund des demografischen Wandels werden zukünftig Fachkräfte fehlen.
Beschäftigungsentwicklung Verwaltungsfachangestellte 2010–2025
Die Zahl der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Verwaltungsfachangestellten in Deutschland ist über die vergangenen 15 Jahre kontinuierlich gestiegen. Der wachsende Personalbedarf in Bund, Ländern und Kommunen sowie die zunehmenden Verwaltungsaufgaben spiegeln sich deutlich in den Zahlen wider.
Quellen: Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit (Berufsgattung 7320 Verwaltung – Fachkraft, KldB 2010), Statistisches Bundesamt – Personal des öffentlichen Dienstes; eigene Auswertung. Werte gerundet, Stichtag jeweils 30.06.
Häufige Fragen zum Beruf Verwaltungsfachangestellte/r
Wie viel verdient man als Verwaltungsfachangestellte/r nach der Ausbildung?
Nach der Ausbildung erfolgt im öffentlichen Dienst die Eingruppierung üblicherweise in die TVöD-Entgeltgruppe E5 oder E6. Das Einstiegsgehalt liegt in Stufe 1 ab Mai 2026 bei rund 3.300 Euro brutto monatlich. Mit zunehmender Berufserfahrung sind in der Endstufe E9a bis zu rund 4.700 Euro brutto möglich. Hinzu kommen Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge. Quelle: TVöD-VKA / TVöD-Bund, Tarifstand 1. Mai 2026.
Welcher Schulabschluss wird für die Ausbildung benötigt?
Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. In der Praxis stellen die Behörden überwiegend Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Bildungsabschluss (Realschulabschluss) ein, in einigen Bereichen auch mit Fachhochschulreife oder Abitur. Ein qualifizierter Hauptschulabschluss kann mit guten Noten in Deutsch und Mathematik ebenfalls ausreichen. Quelle: Berufsbildungsgesetz (BBiG); Ausschreibungen der öffentlichen Arbeitgeber 2026.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Verwaltungsfachangestellte/r?
Nach der Ausbildung kann der Angestelltenlehrgang II (AL II) absolviert werden, der zum Verwaltungsfachwirt führt. Damit sind Tätigkeiten möglich, die sonst Bachelor-Absolventen vorbehalten sind, mit Eingruppierung bis E12 oder E13. Auch ein berufsbegleitendes Studium im Bereich Public Management oder Verwaltungswissenschaft ist möglich. Quelle: Studieninstitute für kommunale Verwaltung; TVöD-Eingruppierungsregelungen 2026.
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