Der Firmenwagen und die Besteuerung – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel?

Der Dienstwagen wird umgangssprachlich auch als Firmenwagen bezeichnet und ist Eigentum des Arbeitgebers oder eines Leasing- oder Bankinstituts.

Im Prinzip gibt es zwei unterschiedliche Arten von Dienstwagen. Zum einen die rein dienstliche Nutzung des Fahrzeugs für Termine außerhalb des Unternehmens, zum anderen die zusätzlich teilweise private Nutzung durch einen Arbeitnehmer.

Die reine dienstliche Nutzung von Firmenwagen ist eher selten und bezieht sich hauptsächlich auf Nutzfahrzeuge wie Transporter oder Bullis, in der Regel erfolgt auch eine private Nutzung des Fahrzeugs, wenn das Firmenfahrzeug ausschließlich durch eine Person genutzt wird. Bei der rein dienstlichen Nutzung durch verschiedene Mitarbeiter wird in der Regel ein Fahrtenbuch geführt.

Der Dienstwagen hat auch einen repräsentativen Aspekt, weshalb sich die Position des Fahrers im Unternehmen oft auch in der Kategorie der Firmenwagen widerspiegelt. Vorstände von Großunternehmen und eine Vielzahl von Beamten aus Bundes- und Landesregierungen bekommen sogar einen Dienstwagen mit Chauffeur gestellt, ebenso auch die Bürgermeister von großen Städten oder die Rektoren von Universitäten.

Viele Unternehmen benutzen den Geschäftswagen aber auch um Mitarbeiter zu motivieren. Nicht zuletzt aufgrund der gestiegenen Unterhaltskosten für Fahrzeuge, nehmen Mitarbeiter diese Privilegien als Gehaltsumwandlung gerne an. Eine gängige Praxis ist es z.B. dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen anstelle einer Gehaltserhöhung anzubieten.

Steuer auf den Firmenwagen: 1 % Regelung

Die private Nutzung vom Dienstwagen ist in Deutschland einkommenssteuerpflichtig. Wenn ein Firmenfahrzeug einem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen wird, so zählt der Anteil der privaten Nutzung vom Geschäftsfahrzeug als geldwerter Vorteil und unterliegt der Dienstwagenbesteuerung.

Für die Firmenwagenbesteuerung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten die private Nutzung bei einem Dienstwagen zu ermitteln. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit zum Zwecke der Einkommensbesteuerung zwischen zwei Arten der Berechnung zu wählen.

Es ist möglich die pauschale sogenannte 1-Prozent-Regelung zu wählen, wonach für jeden Monat, zusätzlich zum Gehalt, der Neufahrzeug-Listenpreis vom Firmenfahrzeug in Höhe von 1% als geldwerter Vorteil auf das Gehalt angerechnet wird.

Hierbei ist es egal, ob das Unternehmen den Firmenwagen wesentlich günstiger eingekauft hat oder nicht, es zählt nur der reguläre Preis.

Angenommen, das Dienstfahrzeug kostet 33000 Euro laut Neupreis-Liste, so werden jeden Monat 330 Euro auf den Bruttoarbeitslohn zugerechnet. Vor einer Entscheidung sollten Sie unbedingt einen Gehaltsrechner mit Ihren Daten füttern, damit die Gehaltsumwandlung als geldwerter Vorteil deutlich wird und Sie erfahren, was Netto übrig bleibt.

Das Fahrtenbuch für Firmenwagen

Als zweite Option ist eine Dokumentation der Privatnutzung mittels Fahrtenbuch möglich. Für Arbeitnehmer mit sehr geringer Nutzung von Firmenwagen kann diese Möglichkeit günstiger sein als die Pauschalbesteuerung. Allerdings ist diese Methode auch wesentlich aufwendiger, weil bei jeder Fahrt der Grund, Kilometerstand gesamt sowie vorher und nachher, Reiseziel und Datum angegeben werden müssen.

Das Fahrtenbuch ist aber nicht nur für die Besteuerung der Firmenwagen ein wesentliches Instrument, sondern auch für das Unternehmen oder den Fuhrparkleiter eine gute Dokumentation, um die Kosten und die Verwendung der Firmenfahrzeuge zu verwalten und daraus beispielsweise Optimierungen in einem Fuhrpark abzuleiten.

Um das Fahrtenbuch aber als Instrument zur Besteuerung von Dienstwagen zu nutzen, werden gewisse Anforderungen, abgesehen von der inhaltlichen Dokumentation, an ein Fahrtenbuch gestellt. So muss zum Beispiel gewährleistet werden, dass keine Manipulation in den Fahrtenbüchern möglich ist. Es muss sich um ein festes Buch mit einer fortlaufenden Dokumentation handeln, fehlende Seiten können zum Verlust des Steuervorteils führen.

Trend zum Dienstfahrrad

Seit einigen Jahren erleben Firmenfahrräder für Mitarbeiter einen enormen Boom. Zum einen sind sie relativ günstig zu leasen, zum anderen fördern sie durch die Bewegung sogar die Gesundheit der Mitarbeiter. Der Aspekt des Umweltschutzes durch verringerte Emissionen ist ebenfalls sehr positiv zu sehen.

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