Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Krankmeldung, Pflichten und elektronische AU (eAU)

Wer im Arbeitsleben steht und schon einmal krank war, kennt sie: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz AU oder umgangssprachlich „gelber Schein“ genannt. Sie wird vom behandelnden Arzt ausgestellt, wenn der Arbeitnehmer aus physischen oder psychischen Gründen vorübergehend nicht in der Lage ist, seine Arbeit auszuüben.

Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren grundlegend geändert: Für gesetzlich Versicherte gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Der klassische dreiteilige Papierschein für Arbeitgeber, Krankenkasse und Patient hat damit weitgehend ausgedient – wichtig zu wissen ist jedoch, welche Pflichten weiterhin beim Arbeitnehmer liegen.

Grundlagen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist der formale Nachweis darüber, dass ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen seinen beruflichen Pflichten nicht nachkommen kann. Rechtsgrundlage ist § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG). Sie dokumentiert:

• den Beginn der Arbeitsunfähigkeit
• die voraussichtliche Dauer
• die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung
• Angaben, ob ein Arbeitsunfall oder sonstiger Unfall ursächlich ist

Wichtig: Die Diagnose wird dem Arbeitgeber niemals mitgeteilt – weder auf dem Papier-Schein noch in der eAU. Das ärztliche Schweigegebot bleibt vollumfänglich gewahrt.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit dem 1. Januar 2023 ist die eAU für Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend. Damit entfällt für gesetzlich Versicherte die Pflicht, die AU-Bescheinigung selbst beim Arbeitgeber einzureichen. Der Ablauf gestaltet sich heute wie folgt:

Trotz Digitalisierung gilt: Die Meldepflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG bleibt vollständig bestehen. Der Arbeitnehmer muss seinen Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren – telefonisch, per E-Mail oder über interne HR-Systeme.

Zum 1. Januar 2025 wurde das eAU-Verfahren erweitert: Auch Reha- und Vorsorgezeiten sowie teilstationäre Krankenhausaufenthalte werden seither digital übermittelt. Damit schließen sich Lücken, in denen bislang Papiernachweise nötig waren.

Quellen: § 5 EFZG; § 109 SGB IV i.V.m. § 295 SGB V; GKV-Spitzenverband – Grundsätze zur Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten; IHK Region Stuttgart; Die Techniker – Firmenkunden.

Interne Regelungen des Arbeitgebers im Krankheitsfall

Grundsätzlich gilt nach § 5 EFZG: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss spätestens am vierten Tag eine ärztliche Bescheinigung vorliegen. Der Arbeitgeber darf jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag ein Attest verlangen – entweder durch einzelne Weisung oder durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag.

Viele Unternehmen verzichten in den ersten beiden Krankheitstagen auf einen Nachweis und vertrauen auf die beidseitige Loyalität – schließlich sind viele Erkrankungen rasch wieder ausgestanden. Andere Betriebe – etwa im Schichtbetrieb oder bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten – verlangen die AU schon ab Tag eins.

Die geltende Regelung erfahren Sie über:

• Ihren Arbeitsvertrag
• Betriebs- oder Tarifvereinbarungen
• das Intranet bzw. interne HR-Tools
• einen direkten Anruf in der Personalabteilung

Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses gezielt nach. So vermeiden Sie Missverständnisse im Ernstfall.

Krankmeldung beim Arbeitgeber

Im Krankheitsfall muss der Arbeitgeber unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – informiert werden. Idealerweise erfolgt die Meldung vor Arbeitsbeginn. Sie können Ihren direkten Vorgesetzten, die Personalabteilung oder das interne Krankmelde-System informieren.

Folgende Informationen sind zu übermitteln:

• die Tatsache, dass Sie arbeitsunfähig sind
• die voraussichtliche Dauer der Erkrankung
• bei Verlängerung: rechtzeitige Folgemeldung vor Ablauf der ersten AU

Den Grund Ihrer Erkrankung müssen Sie nicht angeben. Das ärztliche Geheimnis schützt Sie ausdrücklich – auch der Arzt, der Sie krankschreibt, übermittelt keinerlei Diagnose an Ihren Arbeitgeber.

Dort, wo Anwesenheit zwingend erforderlich ist und schnell Ersatz organisiert werden muss, sollten Sie unmittelbar zum Telefon greifen. Wenn beispielsweise ein Lokführer eines Personenzuges seinen Dienst aus gesundheitlichen Gründen nicht antreten kann, ist eine sofortige Information des Unternehmens zwingend, damit kein Zug ausfällt.

Achtung: Eine verspätete oder unterlassene Krankmeldung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben – von einer Abmahnung bis hin zur Kündigung in Wiederholungsfällen.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die Krankenkasse

Bei gesetzlich Versicherten übermittelt der Arzt die AU-Daten heute direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Eine eigenständige Einreichung durch den Arbeitnehmer ist nicht mehr nötig.

Anders verhält es sich bei privat Versicherten: Sie erhalten weiterhin die klassische Papier-Bescheinigung in dreifacher Ausführung und müssen diese eigenständig an ihre Krankenkasse weiterleiten – insbesondere, wenn der Bezug von Krankengeld nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung relevant wird.

Fristen und Entgeltfortzahlung im Überblick

Quellen: § 3 EFZG; § 5 EFZG; § 44 SGB V.

Häufige Fehler bei der Krankmeldung

Folgende Verhaltensweisen sollten Sie unbedingt vermeiden:

• Den Arbeitgeber erst Stunden nach Arbeitsbeginn informieren
• Die Krankmeldung ausschließlich an Kollegen weitergeben statt an Vorgesetzte oder HR
• Annehmen, dass der Arbeitgeber die eAU „automatisch“ erhält – ohne eigene Meldung
• Folge-AUs nicht rechtzeitig (vor Ablauf der vorherigen) ausstellen lassen
• Während einer Krankschreibung Tätigkeiten ausführen, die der Genesung widersprechen
• Im Urlaub Krankheitstage nicht melden – diese können bei Vorlage einer AU nicht als Urlaubstage angerechnet werden
• Den Arbeitgeber nicht informieren, wenn der Arzt im Ausland krankschreibt

Sonderfälle: Ausland, Privatversicherte und kranke Kinder

Nicht jede Krankschreibung läuft über das eAU-Verfahren. Folgende Konstellationen erfordern weiterhin den klassischen Papierweg:

• Privatversicherte: Erhalten weiterhin eine Bescheinigung in Papierform und müssen diese selbst an Arbeitgeber und Krankenkasse übermitteln.
• Erkrankung im Ausland: Ausländische Ärzte sind nicht an das deutsche eAU-System angeschlossen. Die AU muss in Papierform vorgelegt werden.
• Erkrankung des Kindes: Auch hier wird die Bescheinigung weiterhin in Papierform ausgestellt – relevant für den Bezug von Kinderkrankengeld.
• Minijobs in Privathaushalten: Ebenfalls außerhalb des eAU-Verfahrens.
• Beschäftigungsverbote und Wiedereingliederung: Werden nicht über die eAU abgebildet.

Tipp: Im Krankheitsfall im Ausland sollten Sie sich die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt vor Ort bescheinigen lassen und den Arbeitgeber zusätzlich telefonisch oder per E-Mail informieren. Bewahren Sie auch alle Belege für die Krankenkasse auf.

Quellen: arbeitsrechte.de; Haufe Online – „eAU: Pflichten für Arbeitgeber 2025“; § 5 EFZG.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich meinem Arbeitgeber den Grund meiner Krankheit nennen?

Nein. Sie müssen lediglich mitteilen, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange die Erkrankung voraussichtlich andauert. Die Diagnose unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht und wird weder auf der AU noch über das eAU-Verfahren an den Arbeitgeber weitergegeben.

Kann mein Arbeitgeber schon am ersten Tag ein Attest verlangen?

Ja. Nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG hat der Arbeitgeber das Recht, ein ärztliches Attest bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit zu fordern – sei es durch eine einzelfallbezogene Weisung oder durch eine Regelung im Arbeitsvertrag. Eine sachliche Begründung muss der Arbeitgeber dafür nicht angeben.

Was passiert, wenn die eAU technisch nicht abrufbar ist?

Funktioniert die elektronische Übermittlung nicht – etwa wegen fehlender Internetverbindung in der Praxis oder bei Privatärzten – erhalten Sie eine Papierbescheinigung in dreifacher Ausführung. In diesem Fall liegt es in Ihrer Verantwortung, dem Arbeitgeber den Nachweis auf herkömmlichem Weg (per Post, E-Mail oder persönlich) zukommen zu lassen. Bewahren Sie Ihren Patientendurchschlag stets gut auf – er gilt als gesetzliches Beweismittel mit hohem Beweiswert.

Quellen: § 5 Abs. 1 EFZG; arbeitsrechte.de; Die Techniker – Firmenkunden „eAU für Arbeitgeber verpflichtend“; Haufe Online.

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