Empfangsmitarbeiter/in – Berufsbild, Ausbildung, Gehalt und Voraussetzungen

Dir liegen organisatorische Tätigkeiten? Du bist aufgeschlossen, kommunikativ, hilfsbereit und kannst kompetent mit unterschiedlichen Situationen umgehen? Dann ist eine Tätigkeit als Empfangskraft bzw. Rezeptionist/in (Tourismus) möglicherweise genau das Richtige für Dich. Früher wurde für diesen Beruf umgangssprachlich in der Regel nur die weibliche Bezeichnung „Empfangsdame“ verwendet.

Als Empfangsmitarbeiter/in stehen Dir diverse Branchen offen, denn überall, wo Publikumsverkehr herrscht, gibt es auch einen Empfang. Das umfasst beispielsweise medizinische Versorgungseinrichtungen, Gastronomie, Hotellerie oder Veranstaltungsorte. Dementsprechend vielfältig sind die Aufgaben und der Arbeitsaufwand, die Dich in diesem Beruf erwarten.

Ebenso übernimmst Du als Empfangskraft bzw. Rezeptionist/in die Betreuung der eintreffenden Besucher/innen. Dieses Aufgabenfeld reicht von deren Begrüßung bis hin zu deren Bewirtung und Begleitung für die Dauer ihres Aufenthalts. Am Empfang übst Du auch den Telefondienst aus. Du nimmst Gespräche an und leitest sie gegebenenfalls weiter.

Neben der Betreuung von Kunden/Kundinnen und Besuchern/Besucherinnen bist Du die organisatorische Schnittstelle. Du kümmerst Dich um Besprechungen sowie die Termin- und Bürokoordination. Wie im klassischen Beruf Sekretär/in übernimmst Du umfassende Bürotätigkeiten. Dies reicht von der Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz bis hin zu Abrechnungen. Damit organisierst Du nicht nur Deinen eigenen Arbeitsplatz, sondern greifst auch Kollegen und Kolleginnen in ihren Arbeitsbereichen unter die Arme.

Video zum Beruf Empfangsmitarbeiter/in

Gehalt als Empfangsmitarbeiter/in

Als Empfangskraft findest Du in diversen Branchen und Unternehmen Anstellung. Dementsprechend unterschiedlich fällt die Verdienstspanne in diesem Beruf aus. Hinzu kommen weitere Kriterien wie die Region sowie Deine zunehmende Berufserfahrung. Je nach Unternehmen fallen Deine Aufgabengebiete unterschiedlich umfangreich aus. Entscheidend kann auch sein, ob Du beispielsweise in einem kleinen Team oder während einer Schicht allein arbeitest.

Für den Einstieg in den Beruf ist ein Minimum von 1.800 Euro monatlich absolut realistisch. Der bundesweite Durchschnitt liegt in etwa zwischen diesem Wert und 2.500 Euro pro Monat. Für dieses Gehalt kannst Du eine Arbeitszeit zwischen 40 und 45 Wochenstunden einkalkulieren. Der konkrete Arbeitsaufwand richtet sich wiederum nach Branche und Unternehmen.

Ausbildung als Empfangsmitarbeiter/in

Möchtest Du Empfangsmitarbeiter/in werden, gibt es dafür keinen einheitlichen Ausbildungsweg. Üblicherweise führen kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildungen zu diesem Beruf. Sie sind dual organisiert. Das bedeutet, Du wechselst zwischen Berufsschule und Betrieb ab. Verknüpft sind die Ausbildungen daher mit einer bestimmten Branche beziehungsweise einem thematischen Schwerpunkt. Denkbar wäre beispielsweise eine Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement. Branchenspezifischer wird es mit dem Bildungsweg Hotelkauffrau/Hotelkaufmann.

Unabhängig davon, für welche Ausbildung Du Dich entscheidest, liefert sie Dir die notwendigen Grundlagen, um als Empfangskraft zu arbeiten. Üblicherweise nimmt sie eine Dauer von drei Jahren in Anspruch und Du erhältst eine monatliche Vergütung. Diese liegt ungefähr zwischen 500 und 1.000 Euro. Hier spielt es eine Rolle, welche Ausbildung Du konkret anstrebst und in welchem Ausbildungsjahr Du Dich befindest.

Während Deiner Ausbildungszeit erwirbst Du neben betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Grundlagen eine Vielzahl weiterführender Kenntnisse. Du arbeitest Dich in die Struktur, Abläufe und Strategien eines Unternehmens ein. Du setzt Dich mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen wie dem Vertrieb und Marketing auseinander. Zudem erlernst Du, verschiedene Geschäftsprozesse zu organisieren und zu analysieren.

Empfangsmitarbeiter sind die „Aushängeschilder“ von Unternehmen, Arztpraxen, Kliniken oder Hotels. Je nach Branche fallen zudem unterschiedliche Aufgaben an, welche es optimal zu lösen gilt.

Voraussetzungen und Aufgaben als Empfangskraft

Empfangskräfte verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und sind dementsprechend belastbar. Als Empfangsmitarbeiter/in fungierst Du als Repräsentant/in Deines Unternehmens. Schließlich bist Du für die meisten Besucher/innen beziehungsweise Kunden/Kundinnen die erste Anlaufstelle. Damit geht ein hohes Maß an Verantwortung einher.

Du musst ein Gespür dafür mitbringen, wie Du in unterschiedlichen Situationen am besten reagierst. Schließlich begegnen Dir in Deinem Berufsalltag nicht immer nur gut gelaunte und zuvorkommende Menschen. Zusammengenommen mit Deinen anderen Aufgabengebieten ist eine hohe Belastbarkeit also Grundvoraussetzung. Bist Du also freundlich, aufgeschlossen und nur schwer aus der Ruhe zu bringen, sind dies wertvolle Grundlagen. Ein gepflegtes Äußeres ist Pflicht.

Als Empfangsmitarbeiter/in solltest Du über fundierte Fremdsprachenkenntnisse verfügen. Englisch ist notwendig, weitere Sprachen sind immer von Vorteil. Der Grund ist, dass Du als Empfangskraft meist mit einem international gemischten Publikum zusammentriffst. Kannst Du Dich beispielsweise mit einem Besucher in dessen Muttersprache unterhalten, schafft dies eine gute Basis und zeugt von Kompetenz.

Bewerbung als Empfangsmitarbeiter/in

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse ergeben zusammen die notwendigen Bewerbungsunterlagen. Eine professionelle Fotografie ergänzt sie sinnvoll. Da Empfangskräfte über einen unterschiedlichen Werdegang verfügen, solltest Du Deinen natürlich individuell herausstreichen. Schließlich ist genau das interessant, was Dich zum Beruf Empfangsmitarbeiter/in geführt hat.

Streiche die Fähig- und Fertigkeiten heraus, die Dich zu einem organisatorischen Multitalent machen. Das muss sich nicht allein auf Deinen Bildungs- und Berufsweg beschränken. Vielleicht gehst Du einem relevanten Hobby nach oder verdankst einen Teil Deines Talents Deinen individuellen Lebensumständen.

Als künftige Empfangskraft solltest Du möglichst früh den persönlichen Kontakt zu Deinem potenziellen Arbeitgeber suchen. Das kann beispielsweise über ein Telefongespräch erfolgen. Je nach Branche und Unternehmen kann auch ein kurzes Bewerbungsvideo sinnvoll sein, um einen persönlichen Eindruck von Dir zu vermitteln.

Viele weitere Tipps zur Bewerbung!

Auch im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung ist der persönliche Kontakt wichtig. Organisation und Kundenservice sind für Unternehmen äußerst relevant. Das bezieht sich nicht nur auf ihre Geschäftsabläufe, sondern auch auf die Konkurrenzfähigkeit.

Die erfolgreiche Repräsentation eines Unternehmens trägt einen wichtigen Teil dazu bei. Empfangskräfte sind für Unternehmen daher von großer Bedeutung. Sie entscheiden mit darüber, wie gut sich Besucher/innen und Kunden/Kundinnen bei diesem aufgehoben fühlen. Empfangskräfte sind ebenso wie beispielsweise Vertriebsmitarbeiter/innen die „Visitenkarte“ eines Unternehmens.

Die Berufsaussichten für Dich als Empfangsmitarbeiter/in sind positiv zu beurteilen. Natürlich spielt es hier wiederum eine Rolle, in welche Branche und in welches Unternehmen Dich Deine Ausbildung führt. Dementsprechend unterschiedlich fallen auch Verantwortungsbereich und Aufstiegschancen aus.

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