Organisation liegt dir im Blut und Kommunikation ist deine Leidenschaft? Dann könnte ein Job im Sekretariat deine Erfüllung werden. Als Sekretär/in hast du ein sehr breites Aufgabenspektrum, behältst alle Termine im Blick, übernimmst die Organisation von Meetings oder Reisen und hältst der Chefetage den Rücken frei, indem du nur die wichtigsten Informationen weiterleitest. Je nach Unternehmen fallen noch viele weitere Aufgaben an, die du als Sekretär/in übernimmst.
Sehr häufig gehört der Telefondienst dazu. Anrufe annehmen, weiterleiten oder Nachrichten für den Rückruf notieren sind Bestandteil des Jobs. Auch mit der Postbearbeitung werden Sekretäre betraut. Eingehende Briefe und Pakete werden sortiert und an die Empfänger im Unternehmen weitergegeben. Abends sammelst du die Ausgangspost ein, frankierst sie und bringst sie zur Post. Auch kleinere Botengänge, Büromaterialbeschaffung, Korrespondenz, Kostenabrechnungen, Protokollführung oder Schreibarbeiten können zum Tätigkeitsprofil im Sekretariat gehören.
In den Beruf als Sekretär/in führen unterschiedliche Wege. Sekretäre arbeiten in den verschiedensten Branchen – in Anwaltskanzleien, bei Behörden, in Krankenhäusern, in Hotels und in Unternehmen aller Größen. Je nach Stelle können andere Fähigkeiten gefragt sein, etwa Fremdsprachenkenntnisse, juristisches Grundwissen oder medizinische Fachkenntnisse.
Gehalt als Sekretär/Sekretärin
Wie hoch dein Verdienst als Sekretär/in ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab. Neben deiner Ausbildung und Berufserfahrung spielen auch die Branche, Größe des Arbeitgebers und Region eine entscheidende Rolle.
Das durchschnittliche Bruttogehalt einer Sekretärin oder eines Sekretärs in Deutschland liegt im Jahr 2026 bei rund 3.485 Euro brutto monatlich (Median bei 40 Wochenstunden). Das untere Quartil beginnt bei etwa 3.106 Euro, das obere Quartil reicht bis rund 3.911 Euro. EUR (Quelle: Gehalt.de, Stand 2026)
Als Sekretär/in kannst du in manchen Branchen gemäß Tarifvertrag vergütet werden. In der Regel fällt dein Verdienst dann höher aus. In tarifgebundenen Betrieben liegt das Monatseinkommen etwa 15 Prozent über dem Gehalt in nicht tarifgebundenen Betrieben. (Quelle: Lohnspiegel.de/WSI-Tarifarchiv)
Auch die Branche hat großen Einfluss: In der chemischen Industrie verdienen Sekretär/innen mit rund 3.127 Euro am besten, gefolgt von der Metallindustrie mit etwa 2.850 Euro und den Finanzdienstleistungen mit circa 2.682 Euro. Deutlich darunter liegen die öffentliche Verwaltung (ca. 2.187 Euro) und das Grundstücks- und Wohnungswesen (ca. 2.162 Euro). (Quelle: Lohnspiegel.de)
Regional zeigen sich ebenfalls deutliche Unterschiede: In den östlichen Bundesländern (Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen) liegt der Verdienst durchschnittlich niedriger. Spitzenreiter sind Hamburg, Hessen und Baden-Württemberg – in Frankfurt am Main und Hamburg werden Jahresgehälter von teils über 49.000 Euro erreicht. (Quelle: meingehalt.net, 2026)
Die Berufserfahrung wirkt sich spürbar aus: Einsteiger/innen starten mit rund 2.200 Euro brutto, nach zehn bis 14 Jahren Berufserfahrung liegt das Einkommen bei etwa 2.430 Euro, mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bei rund 2.628 Euro (Basiswerte ohne Sonderzahlungen). Spezialisierte Positionen wie Chefsekretärin oder Direktionsassistenz können über 4.700 Euro brutto erreichen. (Quelle: Lohnspiegel.de, Medi-Karriere 2026)
Und schließlich spielt auch die Unternehmensgröße eine Rolle: In Betrieben mit mehr als 500 Beschäftigten verdienen Sekretär/innen durchschnittlich rund 2.819 Euro, in Betrieben mit weniger als 100 Beschäftigten nur etwa 2.215 Euro. (Quelle: Lohnspiegel.de)
Ausbildung und Weiterbildung als Sekretär/Sekretärin
Eine eigenständige duale Ausbildung als Sekretär/in gibt es in Deutschland nicht. Im Regelfall führt eine kaufmännische Ausbildung in den Beruf. Du kannst beispielsweise eine Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation oder als Industriekaufmann/-frau absolvieren. Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in ist eine ideale Grundlage, ebenso eine Qualifikation als Bürokauffrau/Bürokaufmann.
Unter den Sekretär/innen finden sich auch viele Quereinsteiger aus anderen Berufen oder Personen ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Solltest du keine abgeschlossene Ausbildung haben, ist eine Weiterbildung sinnvoll, die dich auf die Aufgaben im Sekretariat vorbereitet. Solche Weiterbildungen können wenige Wochen oder mehrere Monate dauern und vermitteln Wissen in den Bereichen Briefgestaltung, EDV, Kommunikation oder Protokollführung.
Falls du in einer speziellen Branche als Sekretär/in Fuß fassen möchtest, kann dich eine Weiterbildung im Bereich dieser Branche, in Rechtskunde oder Wirtschaftskunde qualifizieren. Solche Weiterbildungen werden von der IHK angeboten und schließen mit einer Prüfung ab. Anschließend erhältst du ein IHK-Zertifikat, das deutschlandweit anerkannt ist.
Vorsicht vor Privatschulen, die eine Ausbildung als Sekretär/in anbieten: Der so erworbene Abschluss wird nicht immer deutschlandweit anerkannt. Insgesamt erhöhen einschlägige Aus-, Weiter- und Fortbildungen deine Jobchancen und Verdienstmöglichkeiten deutlich.
Ausbildungsvergütung während einer kaufmännischen Ausbildung
Da der Weg ins Sekretariat meist über eine kaufmännische Ausbildung führt, orientiert sich die Ausbildungsvergütung an diesen Berufen. Die folgenden Werte gelten beispielsweise für die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement. (Quelle: Bundesinstitut für Berufsbildung – Datenbank Ausbildungsvergütungen 2024)
Wie lange dauert die Ausbildung zur Sekretärin?
Eine dreijährige duale Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf – etwa Kauffrau/-mann für Büromanagement – dauert in der Regel drei Jahre und kann bei guten Leistungen auf 2,5 Jahre verkürzt werden.
Schulische Lehrgänge an Berufsfachschulen oder privaten Bildungsträgern, die sich auf Sekretariats- und Verwaltungsfunktionen spezialisiert haben, dauern meist zwischen einem und zwei Jahren. Reine IHK-Weiterbildungen (etwa zum/zur Geprüften Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation) dauern je nach Modell 12 bis 24 Monate.
Einige Sekretär/innen haben zudem einen Hochschulabschluss in verwandten Bereichen wie Betriebswirtschaftslehre, Verwaltung oder Büromanagement. Ein Bachelorstudium dauert in der Regel drei, ein Masterstudium vier bis fünf Jahre insgesamt.
Voraussetzungen und Aufgaben für das Sekretariat
Weil es keine einheitliche Ausbildung als Sekretär/in gibt, sind die Voraussetzungen von Job zu Job unterschiedlich. In jedem Fall spielen ein gepflegtes Erscheinungsbild, gute Umgangsformen, kommunikative Kompetenz (inklusive sicherer Deutschkenntnisse in Wort und Schrift) und ein ausgeprägtes Organisationstalent eine wichtige Rolle, um im Sekretariat zu arbeiten. In Anwaltskanzleien oder medizinischen Einrichtungen gelten auch Diskretion, Verschwiegenheit (Schweigepflicht) und ein hohes Verantwortungsbewusstsein als unabdingbar.
Zudem müssen Sekretär/innen sichere Computerkenntnisse mitbringen – insbesondere in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie zunehmend in digitalen Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom. Für viele Posten werden Bewerber mit Fremdsprachenkenntnissen gesucht, vor allem mit guten Englischkenntnissen.
Bewerbung als Sekretär/Sekretärin
Bei der Bewerbung als Sekretär/in solltest du in besonderem Maße auf deinen sprachlichen Ausdruck sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Unterlagen achten. Schließlich sind genau diese Kompetenzen im Job als Sekretär/in gefragt. Deine Bewerbung ist somit eine Art Probearbeit für den angestrebten Job.
Lies dir die Stellenanzeige genau durch und verfasse ein individuelles Anschreiben, das genau darstellt, inwieweit du das Anforderungsprofil erfüllst. Betonen solltest du deine analytischen Fähigkeiten, dein Organisationstalent und deine kommunikative Kompetenz. Eine solide kaufmännische Ausbildung oder alternativ eine einschlägige Weiterbildung, Computerkenntnisse und Fremdsprachenkenntnisse runden dein Profil im Lebenslauf perfekt ab.
Weil Unternehmen in der Regel viele Bewerbungen erhalten, ist es auch wichtig, dass du deine Motivation ansprichst. Warum möchtest du diesen Job, was reizt dich daran und wieso ist ausgerechnet dieses Unternehmen interessant für dich? Wenn du diese Fragen in deinem Anschreiben beantwortest, wirst du mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Vorstellungsgespräch eingeladen.
Trends und Perspektiven für den Beruf
Die Rolle einer Sekretärin hat sich im Laufe der Jahre stark gewandelt, und einige Trends prägen den Beruf nachhaltig.
Mit dem fortschreitenden Einsatz von Technologie und KI-Tools in Büroumgebungen haben sich die Aufgaben von Sekretär/innen weiterentwickelt. Digitale Kommunikationstools, virtuelle Assistenzsoftware, KI-gestützte Terminplanung und automatisierte Prozesse steigern die Effizienz – erfordern aber auch, dass sich Sekretär/innen laufend mit neuen Technologien vertraut machen. Routineaufgaben wie Terminfindung, E-Mail-Vorsortierung oder Protokollerstellung werden zunehmend von KI übernommen, wodurch sich der Fokus stärker auf anspruchsvolle Organisations- und Kommunikationsaufgaben verlagert.
In vielen Organisationen werden Sekretär/innen zunehmend in multifunktionale Rollen integriert. Das bedeutet, dass sie nicht nur administrative Aufgaben übernehmen, sondern auch in anderen Bereichen wie Projektmanagement, Eventplanung oder Kundenbetreuung tätig sind.
Der Trend zur Flexibilität und Remote-Arbeit wirkt sich ebenfalls auf den Beruf aus. Virtuelle Assistenz und hybride Arbeitsmodelle werden wichtiger – Sekretär/innen müssen ihre Aufgaben häufig standortunabhängig erledigen können.
Qualifizierte Fachkräfte haben weiterhin gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Insbesondere mit branchenspezifischen Kenntnissen (zum Beispiel im Rechts- oder Gesundheitswesen), Fremdsprachen und digitalem Know-how ist der Beruf zukunftsfähig.
Beschäftigungsentwicklung im Bereich Büro & Sekretariat 2010–2025
Die folgende Grafik zeigt die Entwicklung der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in der Berufsgruppe Büro- und Sekretariatskräfte in Deutschland. Der Beruf Sekretär/in wird in der Klassifikation der Berufe (KldB 2010) gemeinsam mit weiteren Büroberufen in der Berufsgattung „Büro- und Sekretariatskräfte“ geführt.
Quellen: Bundesagentur für Arbeit – Statistik der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten nach Berufen (KldB 2010, Berufsgattung 71402); Statista/BA 2013–2023. Werte 2024–2025 auf Basis aktueller Quartalsstatistiken der Bundesagentur für Arbeit fortgeschrieben.
Häufige Fragen (FAQ) zum Beruf Sekretär/in
Was verdient eine Sekretärin in Deutschland durchschnittlich?
Das durchschnittliche Bruttogehalt einer Sekretärin liegt 2026 bei rund 3.485 Euro brutto pro Monat (Median, 40-Stunden-Woche). Die Spanne reicht je nach Branche, Region, Berufserfahrung und Unternehmensgröße von etwa 2.200 Euro für Berufseinsteiger/innen bis über 4.700 Euro für Chef- oder Direktionssekretär/innen. Am besten zahlen die chemische Industrie, die Metallindustrie und der Finanzsektor. (Quelle: Gehalt.de, Lohnspiegel.de, Medi-Karriere – Stand 2026)
Welche Ausbildung brauche ich, um Sekretärin zu werden?
Eine eigenständige duale Ausbildung zur Sekretärin gibt es in Deutschland nicht. Klassische Einstiegsberufe sind Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder Fremdsprachenkorrespondent/in. Auch Quereinsteiger/innen haben gute Chancen, insbesondere mit einer kaufmännischen IHK-Weiterbildung, Fremdsprachenkenntnissen und sicheren EDV-Kenntnissen. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, BERUFENET 2025)
Wird der Beruf Sekretärin durch KI und Digitalisierung überflüssig?
Nein. Zwar übernehmen KI-Tools und Automatisierung zunehmend Routineaufgaben wie Terminplanung oder E-Mail-Sortierung, doch der Bedarf an qualifizierten Sekretariats- und Assistenzkräften bleibt stabil. Die Beschäftigtenzahlen im Bereich Büro und Sekretariat sind seit 2010 leicht gestiegen. Wer sich mit digitalen Tools, KI-Anwendungen und branchenspezifischem Wissen weiterbildet, bleibt gefragt. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit – Beschäftigungsstatistik 2024/2025)
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